1.0      UVOD

 

Opštim pravilima sertifikacije sistema menadžmenta uređuje se proces sertifikacije sistema menadžmenta kvalitetom (Quality managment system - QMS)  prema standardu SRPS ISO 9001, sistem menadžmenta  životnom sredinom (Enviromental managment system -EMS) prema standardu SRPS ISO 14001, sistem upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu (Occupational health safety management systems - OHSAS)  prema standardu SRPS OHSAS 18001, sistem menadžmenta bezbednošću informacija (Information security management systems-ISMS) prema standardu SRPS ISO/IEC 27001, sistem menadžmenta bezbednošću hrane (Food safety management systems-FSMS) prema standardu SRPS EN ISO 22000 i sistem menadžmenta energijom prema standardu SRPS EN ISO 50001.

Opšta pravila DOO PANCERT NOVI SAD  su namenjena klijentima koji uvode ili primenjuju QMS/EMS  radi upoznavanja sa procesom sertifikacije i održavanja ovih sistema , kao i timu za proveru u aktivnostima priprema i sprovođenja provere i Komisiji za donošenje odluka o sertifikaciji.

Opšta pravila DOO PANCERT NOVI SAD su sastavni deo svake ponude/ugovora pri čemu se pod Ugovorom smatra ponuda prihvaćena i potvrđena od strane klijenta, na isti način kao i zaključen ugovorni sporazum verifikovan od strane  klijenta  i DOO PANCERT NOVI SAD.


Sertifikaciono telo PANCERT za sertifikaciju sistema menadžmenta osnovano je u januaru 2002. godine u okviru Preduzeća za kontrolu kvaliteta i kvantiteta roba i usluga, a.d. "Jugoinspekt-Novi Sad", kao samostalna i nezavisna organizaciona celina.


Odlukom broj 2281-2/5 od 07.05.2008. osnovano je  Društvo za sertifikaciju sistema menadžmenta PANCERT DOO izdvajanjem sektora PANCERT. Osnivač privrednog društva DOO PANCERT NOVI SAD je a.d. JUGOINSPEKT-NOVI SAD i vlasnik je  100 % kapitala. Svi poslovi sertifikacije koje je sektor PANCERT zaključio do 16.05.2008. godine prenose se na novo privredno društvo.


Društvo za sertifikaciju sistema menadžmenta PANCERT DOO NOVI SAD zadovoljava zahteve standarda SRPS ISO/IEC 17021:2011  i kompetentno je za obavljanje poslova sertifikacije sistema menadžmenta (sistema menadžmenta kvalitetom, sistema menadžmenta životnom sredinom, sistema upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu)  koji su utvrđeni Sertifikatom o akreditaciji  br. 08-004 od 05.11.2014. sa važenjem do 04.11.2018. Ovaj sertifikat zamenjuje prethodno izdati sertifikat o akreditaciji (sertifikat br. 08-004 od 31.01.2013.)


2.0  OSNOVNI PODACI O DOO PANCERT NOVI SAD


2.1  Pravni status


Društvo za  sertifikaciju sistema menadžmenta DOO PANCERT, NOVI SAD , Dunavska 23/1,  upisano je  u Registar privrednih subjekata Agencije za privredne registre, broj upisa BD 72210/2008  od 16.05.2008.

Osnovna delatnost Društva za  sertifikaciju sistema menadžmenta PANCERT DOO NOVI SAD definisana je Pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji i obuhvata:
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad sistemom menadžmenta kvalitetom u proizvodnim i uslužnim organizacijama prema standardu  SRPS ISO 9001
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad sistemom menadžmenta  životnom sredinom u proizvodnim i uslužnim organizacijama prema standardu  SRPS ISO 14001
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad sistemom upravljana zaštitom zdravlja i bezbednošcu na radu u proizvodnim i uslužnim organizacijama prema standardu SRPS OHSAS 18001
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad sistemom menadžmenta bezbednošću informacija u proizvodnim i uslužnim organizacijama prema standardu SRPS ISO/IEC 27001
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad sistemom menadžmenta bezbednošću hrane u proizvodnim i uslužnim organizacijama prema standardu SRPS EN ISO 22000:2007
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad HACCP sistemom organizacija prema  Codex Alimentarius CAC/RCP1-1969.Rev 4 (2003.)
-  proveru, sertifikaciju i nadzor nad sistemom menadžmenta energijom u proizvodnim i uslužnim organizacijama prema standardu SRPS EN ISO 50001.


O izvršenim poslovima DOO PANCERT NOVI SAD izdaje odgovarajuću dokumentaciju:

-    sertifikat za sistem menadžmenta  kvalitetom
-    sertifikat za sistem menadžmenta  životnom  sredinom
-    sertifikat za sistem upravljana zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu
-    sertifikat za sistem menadžmenta bezbednošću informacija
-    sertifikat za sistem menadžmenta bezbednošću hrane
-    sertifikat za HACCP sistem 
-    sertifikat za sistem menadžmenta energijom
-    izveštaj o proveri i nadzoru sistema menadžmenta kvalitetom
-    izveštaj o proveri i nadzoru sistema menadžmenta  životnom sredinom
-    izveštaj o proveri i nadzoru sistema upravljana zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu 
-    izveštaj o proveri i nadzoru sistema menadžmenta bezbednošću informacija
-    izveštaj o proveri i nadzoru sistem menadžmenta bezbednošću hrane
-    izveštaj o proveri i nadzoru HACCP sistema
-    izveštaj o proveri i nadzoru sistema menadžmenta energijom


2.2    PRINCIPI


Ukupni cilj sertifikacije koju obavlja DOO PANCERT NOVI SAD , je da stvori poverenje kod svih strana da sistem menadžmenta ispunjava specificirane zahteve. Vrednost sertifikacije je u stepenu javnog poverenja klijenata, korisnika organizacija čiji su sistemi menadžmenta sertifikovani, vladinih tela , nevladine organizacije i potrošača.

Principi koji podstiču poverenje obuhvataju:

  • nepristrasnost,
  • kompetentnost
  • odgovornost,
  • otvorenost,
  • poverljivost,
  • reagovanje na prigovore,
  • pristup zasnovan na riziku


Nepristrasnost

Odluke sertifikacionog tela DOO PANCERT NOVI SAD zasnivaju se na objektivnom dokazu usaglašenosti (ili neusaglašenosti). Na odluke ne utiču drugi interesi ili druge strane.

Kompetentnost

Kompetentnost osoblja DOO PANCERT NOVI SAD uz podršku sistema menadžmenta obezbeđuje dodeljivanje  sertifikacija koje ulivaju poverenje.

Odgovornost

DOO PANCERT  NOVI SAD je odgovorno za ocenu dovoljno objektivnih dokaza na osnovu kojih treba da se zasniva odluka o sertifikaciji .

Otvorenost

DOO PANCERT NOVI SAD je obezbedio pristup javnosti informacijama o procesu proveravanja i procesu sertifikacije  kao i o statusu sertifikacije (tj. dodeljivanju, proširenju, održavanju, suspendovanju, redukovanju obima ili povlačenju sertifikacije) svakog klijenta i na taj način obezbeđuje poverenje u integritet i verodostojnost sertifikacije.

Poverljivost

DOO PANCERT NOVI SAD sve informacije o klijentu (uključujući i prigovore) koje su mu potrebne za adekvatnu proveru usaglašenosti sa zahtevima za sertifikaciju - tretira kao poverljive.
DOO PANCERT NOVI SAD će unapred informisati klijenta  u vezi sa informacijama koje želi da plasira u javnost. Sve ostale informacije, osim informacija koje je klijent učinio javno dostupnim, smatraće se poverljivim.
Tamo gde poverljive informacije budu dostavljene drugim telima (npr. akreditacionom telu, grupi iz sporazuma o šemi za kolegijalno ocenjivanje ) sertifikaciono telo će obavestiti klijenta o ovoj akciji.
DOO PANCERT NOVI SAD  neće otkrivati trećoj strani informacije o klijentu ili pojedincu bez pisane saglasnosti klijenta ili pojedinca na koga se odnose.

Regovanje na žalbe i prigovore

DOO PANCERT NOVI SAD će svim žalbama i prigovorima pristupiti na odgovarajući način i uložiti potreban trud radi njihovog rešavanja. Efektivno odgovaranje na žalbe i  prigovore predstavlja značajno sredstvo zaštite klijenata i drugih korisnika sertifikacije kao i samog sertifikacionog tela.
Postupak primanja i postupanja sa žalbama i prigovorima dostupan je na web site-u DOO PANCERT NOVI SAD.

Pristup zasnovan na riziku

DOO PANCERT NOVI SAD je odgovoran za identifikovanje, dokumentovanje, vrednovanje, i analiziranje rizika koji su potrebni za  proveru usaglašenosti sa zahtevima za sertifikaciju.


2.3   Finansiranje

DOO PANCERT NOVI SAD prihod stiče naplatom usluga.

DOO PANCERT NOVI SAD ima sačinjene aranžmane sa  osiguravajućom kućom za pokrivanje odgovornosti koje nastaju iz poslovanja DOO PANCERT NOVI SAD. Sertifikaciono telo DOO PANCERT NOVI SAD ocenjuje svoje finansije i izvore prihoda i prezentuje ih Komisiji za obezbeđenje nepristrasnosti tako da  komercijalni, finansijski ili drugi pritsci ne kompromituju njegovu nepristrasnost.


2. 4  OPŠTI   USLOVI

2.4.1 Obaveze i odgovornosti  DOO PANCERT NOVI SAD


-    DOO PANCERT NOVI SAD obaveštava klijenta o sledećem:

a)  detaljnom  opisu početne i dalje sertifikacione aktivnosti uključujući podnošenje prijave, početne provere, nadzorne provere i procesa za dodeljivanje, održavanje, redukovanje, proširenje, suspendovanje povlačenje sertifikacije i obnavljanje sertifikacije i prenos sertifikacije
b) vrstama sistema menadžmenta i šemama za serfifikaciju prema kojima obavlja proveru
c)  normativnim zahtevima za sertifikaciju
d)  informacijama o cenama za podnošenje prijave, početnu  sertifikaciju i resertifikaciju
e)  zahtevima  DOO PANCERT NOVI SAD  prema budućim klijentima:

  1. da su usaglašeni sa zahtevima sertifikacije
  2. da treba da sačine sve neophodne aranžmane za sprovođenje provera, uključijući uslove za pregled dokumetacije i pristup svim postupcima i oblastima, zapisima i osoblju za potrebe početne sertifikacije, nadzora, obnavljanja sertifikacije i rešavanja po prigovorima
  3. da omoguće uslove za prisustvo posmatrača (npr. ocenjivača akreditacije ili proveravača na obuci)

f)  pravilima za korišćenje znaka sertifikacije
g) informacijama o procedurama za postupanje u slučaju prigovora i žalbi
h) politici nepristrasnosti


-    DOO PANCERT NOVI SAD mora da ograniči svoje zahteve, provere i odluku o sertifikaciji sistema menadžmenta  samo na  predmet sertifikacije koji se razmatra.

-   DOO PANCERT NOVI SAD je odgovorno i nadležno za odluke koje se odnose na sertifikaciju, uključujući dodeljivanje, održavanje, proširenje, redukovanje , obnavljanje, obustavljanje suspendovanje, vraćanje, povlačenje, prenos i vraćanje sertifikacije.

-    DOO PANCERT NOVI SAD mora da pravovremeno dostavi pismeno obaveštenje o svim promenama koje ima nameru da učini u svojim zahtevima za sertifikaciju sistema menadžmenta. Pre odlučivanja o obliku i datumu stupanja na snagu izmena mora da uzme u obzir izražene stavove zainteresovanih strana. Nakon donošenja odluke i javnog objavljivanja izmenjenih zahteva mora da proveri da li je svaki sertifikovani klijent sproveo sva potrebna usaglašavanja svojih postupaka u propisanim rokovima.

-    DOO PANCERT NOVI SAD preuzima odgovornost za čuvanje poslovne tajne i obavezuje se da ni jedan podatak ili dokument do koga dođe tokom sertifikacije neće staviti na uvid trećim licima bez odobrenja klijenta.  

-    DOO PANCERT NOVI SAD preuzima odgovornost i obavezu da dokumentuje, ažurira i stavi na raspolaganje registar sertifikovanih klijenata, koji sadrži naziv, relevantni normativni dokument, obim i geografsku lokaciju za svakog sertifikovanog klijenta ili geografsku lokaciju glavne uprave i svake lokacije iz obima višelokacijske sertifikacije.

-    DOO PANCERT NOVI SAD se obavezuje  da u slučaju da se predmet sertifikacije odnosi na specifične programe  imenuje osobu koja poseduje kompetenciju za definisanje specifičnih zahteva i davanja smernica proveravačkom timu.

-  DOO PANCERT NOVI SAD  ovim opštim pravilima pruža tačne informacije  i javno dostupne informacije  koje opisuju proces  provere i procese  sertifikacije za dodelu, održavanje, proširenje, obnavljanje, redukovanje, obustavljanje ,suspenziju,vraćanje,povlačenje i  prenos sertifikacije.

-   informiše klijenta o procesu tranzicije standarda (putem e-maila, ugovora ili obaveštenja) 

-   da planira rasporede provera na osnovu dostavljenih planova  od klijenata vezano za prelazak na novi standard

-   da  odradi proveru u odnosu na zahteve novih standarda kod   klijenata tokom  redovnih nadzora, resertifikacione provere ili dodatne provere

-   da obezbedi da vrednovanje usaglašenosti klijenata sa novim zahtevima  tokom tranzicije ne ometa usklađenost klijenta sa  standardima koji ističu

-   ako  tranzicione provere koje se sprovode zajedno sa planiranim nadzornim proverama ili resertifikacijama zahtevaju dodatno vreme  sertifikaciono telo treba da dostavi klijentu  Plan provere  koji je u skladu sa Programom provere
 
-   u slučaju prestanka važenja sertifikata kod klijenata koji su propustili da završe proces tranzicije u okviru tri godine, sertifikaciono telo  će izvršiti ponovnu sertifikciju


2.4.2  Obaveze i odgovornosti klijenta


Klijent  mora da zadovolji sledeće zahteve:

-    da se pridržava svih standarda iz oblasti menadžmenta kvalitetom  naročito onih prema kojima je izvršena  sertifikacija

-    da  prihvati i poštuje  dokumentovana pravila i postupke sertifikacije sistema menadžmenta  DOO PANCERT NOVI SAD

-    da po podnošenju Prijave za sertifikaciju  pruži DOO PANCERT NOVI SAD sve potrebne uslove za sprovođenje provere, uključujući pregled dokumentacije, pristup svim prostorijama, zapisima i osoblju u svrhu provere, nadzora, ponovne provere i razrešavanja prigovora, a prema dogovorenom programu

-    da organizacija klijenta bude usaglašena sa zahtevima DOO PANCERT NOVI SAD kada  se poziva na  svoj sertifikacioni status u medijima komunikacije internet, brošure ili dr. dokumentima

-    ne daje niti dozvoljava bilo kakve izjave koje dovode u zabludu u pogledu sertifikacije

-    ne koristi ili ne dozvoljava korišćenje dokumenta sertifikacije ili bilo kog njegovog dela na način koji dovodi u zabludu

-    nakon povlačenja ili suspenzije sertifikacije prekine upotrebu svih reklamnih materijala koji sadrže poziv na sertifikaciju

-    ispravi sve reklamne materijale kada je obim sertifikacije redukovan

-    ne podrazumeva da se sertifikacija odnosi na aktivnosti koje su izvan obima sertifikacije

-    svoju sertifikaciju koristi na takav način da sertifikaciono telo i/ili sistem sertifikacije ne mogu da budu dovedeni u situaciju da izgube reputaciju ili poverenje javnosti

-    da  čuva prigovore na sistem menadžmenta i reklamacije na isporučene proizvode/usluge i da stavi na raspolaganje sve zapise o prigovorima i preduzetim korektivnim merama, na zahtev DOO PANCERT NOVI SAD

-    da sertifikaciju sistema menadžmenta koristi samo za to da ukaže da je sistem menadžmenta usaglašen sa relevantnim standardom i da ne koristi svoju sertifikaciju sistema menadžmenta na način kojim bi se stvorio utisak da se sertifikacija sistema menadžmenta odnosi na proizvod/uslugu.

-    da obezbedi da se dokumenat o sertifikaciji sistema menadžmenta, znak sertifikacije ili izveštaj provere  ne koriste na način koji će da dovede u zabludu

-    da obaveštava  DOO PANCERT NOVI SAD  o pitanjima koja mogu da se odraze na sposobnost sistema menadžmenta da i dalje ispunjava zahteve standarda koji se koristi za sertifikaciju, svim važnijim izmenama u sistemu menadžmenta i promenama organizacione strukture od uticaja na sistem menadžmenta kao što su:
•    pravni, komercijalni, organizacioni status ili vlasništvo
•    organizaciju i rukovodstvo
•    kontakt adrese i sajtove
•    obim poslova u okviru sertifikovanog sistema menadžmenta
•    glavne promene sistema menadžmenta

-   da identifikuje organizacione nedostatke  i aktivnosti koje moraju obaviti da bi se ispunili novi zahtevi standarda

-   da sačini  plan prelaska na nove standarde

-   da  izvrši obuku najvišeg rukovodstva i zaposlenih prema novim standardima

-   da ažurira postojeći sistem menadžmenta (dokumentaciju) da bi se ispunili revidirani zahtevi i obezbedila verifikacija aktivnosti

-   da izvrši usklađivanje dokumenata,  da sačini  nova dokumenta  i primeni u skladu sa novim zahtevima standarda

-   da sarađuje sa sertifikacionim telom vezano za aktivnosti u  toku  tranzicionog perioda


3.0   POSTUPAK SERTIFIKACIJE


Faza I   POČETNI KONTAKT

Početni kontakt sa PANCERT-om klijent može da ostvari pisanim putem ili telefonom. Na zahtev klijenta dostavlja mu se Prijava za sertifikaciju QO-001. Uz Prijavu klijent se informiše o Opštim pravilima Pancerta koja su objavljena na web site.

Faza II   PREISPITIVANJE PRIJAVE ZA SERTIFIKACIJU

Na osnovu informacija  iz:
- početnog kontakta i
- Prijave za sertifikaciju vrši se preispitivanje Prijave  i izrađuje Zapis o preispitivanju Prijave.

Faza III   IZRADA PONUDE / UGOVORA
IMENOVANJE PROVERAVAČKOG TIMA
IZRADA PROGRAMA PROVERE

Na osnovu popunjene Prijave za  sertifikaciju a nakon pozitivnog ishoda preispitivanja, DOO PANCERT NOVI SAD  će dostaviti klijentu PONUDU/UGOVOR.  Sve naredne Faze Sertifikacije biće izvršene od strane DOO PANCERT NOVI SAD nakon dobijanja potvrde o prihvatanju ponude i/ili zaključenja ugovora sa klijentom.
Klijentu će biti predložen sastav proveravačkog  tima DOO PANCERT NOVI SAD i na zahtev će biti dostavljeni dokazi o kompetentnosti članova tima.
Program provere obuhvata trogodišnji sertifikacioni ciklus, početnu proveru u dve faze, nadzorne provere u prvoj i drugoj godini  i ponovnu sertifikacionu proveru u trećoj godini pre isteka sertifikacije.

Faza IV   PROVERA U FAZI I

Sprovodi se jednim delom u prostorijama klijenata sa ciljem da se:     
•    proveri dokumentacija sistema menadžmenta,
•    vrednuje lokacija klijenta i specifični uslovi vezani za lokaciju i da bi se sa osobljem klijenta obavili razgovori u cilju utvrđivanja spremnosti za proveru u fazi II,
•    preispita klijentov status i razumevanje zahteva  standarda, naročito u pogledu identifikacije ključnih performansi ili značajnih aspekata procesa, ciljeva i funkcionisanja sistema menadžmenta,
•    prikupe neophodne informacije koje se odnose na obim sistema menadžmenta, procese i lokaciju klijenta, kao i odgovarajuće staturane i regulativne aspekte i usklađenosti (na pr. aspekti kvaliteta, životne sredine, pravni aspekti  rada klijenta, povezani rizici  itd.)
•    preispita lokacija resursa za proveru u fazi II i da bi se sa klijentom postigao dogovor o detaljima provere u fazi II,
•    težište stavi na planiranje provere u fazi II, time što će se steći dovoljno razumevanja o klijentovom sistemu menadžmenta i rad na raznim lokacijama, u kontekstu mogućih značajnih aspekata,
•    oceni da li su interne provere i preispitivanja od strane rukovodstva planirani i izvršavani i da li je stepen sprovođenja sistema menadžmenta dovoljan da klijent bude spreman za proveru u fazi II

Faza V   PRIPREMA ZA PROVERU


Nakon izrade plana provere , utvrđivanja i dodele zadataka svakom proveravaču u timu vrši se priprema proveravačkog tima za  konkretnu proveru.

Faza VI   PROVERA U FAZI II

Svrha provere u fazi II  jeste da oceni sprovođenje sistema menadžmenta klijenta, uključujući efektivnost. Provera u fazi II odvija se na lokaciji klijenta.Ona mora da obuhvati bar sledeće:
•  informacije i dokaze o usaglašenosti sa svim zahtevima standarda sistema menadžmenta koji se primenjuje ili sa drugim normativnim dokumentima,
•    praćenje performansi, merenje, izveštavanje i preispitivanje u odnosu na ključne ciljne performanse (u skladu sa očekivanjima sadržanim u standardu sistema menadžmenta ili drugom normativnom dokumentu)
•   klijentov sistem menadžmenta i performanse u pogledu usklađenosti sa pravnim propisima,
•    operativno upravljanje procesima klijenta,
•    interno proveravanje i preispitivanje od strane rukovodstva,
•    odgovornost rukovodstva za politike klijenta ,
•  veze između normativnih zahteva, politike, performansi ciljeva (u skladu sa očekivanjima sadržanim u primenljivom standardu sistema menadžmenta ili drugom normativnom dokumentu), svih primenljivih pravnih zahteva,  odgovornosti, kompetentnosti osoblja, postupka, procedura, podataka o rezultatima rada i nalazima internih provera i zaključaka.

Faza VII i VIII   ODLUKA , IZDAVANJE SERTIFIKATA  I REGISTRACIJA

Na predlog proveravačkog tima dostavljenog putem Izveštaja o proveri, Komisija za donošenje odluke će doneti odluku o sertifikaciji sistema menadžmenta.
Podaci o sertifikaciji sistema menadžmenta se unose u Registar sertifikovanih klijenata koji se objavljuje na web site.
Period važenja sertifikata je tri godine, s tim da se obezbedi obavljanje nadzornih provera jedanput godišnje.

Faza IX   NADZORNE AKTIVNOSTI

Nadzorne aktivnosti obuhvataju provere na licu mesta kojima se proverava da li sistem menadžmenta sertifikovanog klijenta ispunjava zahteve standarda za koji je dodeljena sertfikacija.
Nadzorne aktivnosti se moraju izvoditi najmanje jednom godišnje. Datum prve, odnosno druge  nadzorne provere posle početne sertifikacije ne sme da bude više od 12, odnosno 24 meseca od poslednjeg dana provere u fazi II, osim ukoliko klijent traži odlaganje provere a sertifikacono telo se saglasi, datum  prve , odnosno druge nadzorne provere ne sme biti više od 15, odnosno 27 meseci od poslednjeg dana provere u fazi II.  
Nadzornu proveru uobičajeno sprovodi vođa proveravačkog  tima .

Program nadzorne aktivnosti obuhvata:
-  interne provere i preispitivanje od strane rukovodstva
- preispitivanje mera preduzetih po neusaglašenostima identifikovanih u toku predhodnih provera
-  postupke u slučaju prigovora
-  efektivnost sistema menadžmenta sa stanovišta ostvarivanja ciljeva sertifikovanog klijenta
-  odvijanje planiranih aktivnosti čija je svrha neprestano poboljšavanje
-  stalno operativno upravljanje
-  preispitivanje svake promene i
-  korišćenje znakova i/ili bilo kog drugog pozivanja na sertifikaciju

RESERTIFIKACIJA

Pre nego što istekne period važenja sertifikata potrebno je izvršiti resertifikaciju sistema menadžmenta klijenta, sa ciljem produženja važnosti sertifikata u naredne tri godine.
Obavlja se pre isteka perioda važenja Sertifikata , saglasno postupku definisanom Fazama II -VIII.
Ukoliko Pancert nije završio resertifikacionu proveru ili nije u stanju da verifikuje primenjivanje korekcija i korektivnih mera za svaku veliku neusaglašenost pre isteka datuma sertifikacije, tada neće dati  preporuku za resertifikaciju, a važenje sertifikacije neće biti produženo, o čemu se klijent blagovremeno obaveštava.

Nakon što sertifikacija istekne, sertifikaciono telo može da vrati sertifikaciju u roku od 6 meseci, pod uslovom da su kompletirane nezavršene aktivnosti postupka resertifikacije.
Provera se sprovodi sprovođenjem najmanje faze II. Datum izdavanja sertifikata će biti datum odluke o resertifikaciji, a datum isteka je zasnovan na prethodnom sertifikacionom ciklusu.


4.0  PRAVILA ZA UPOTREBU ZNAKA SERTIFIKACIJE DOO PANCERT NOVI SAD

Znak sertifikacije DOO PANCERT NOVI SAD koriste klijenti čiji je sistem menadžmenta sertifikovan od PANCERT-a.

Kao klijent sertifikovan kod DOO PANCERT NOVI SAD, smete:

•    da koristite znak sertifikacije DOO PANCERT NOVI SAD samo uz poziv na broj registracije i oznaku relevantnog standarda,
•    da koristite znak sertifikacije na korespodencionom, reklamnom i promotivnom materijalu,
•    da stavite  znak sertifikacije na službeno vozilo bez broja sertifikata, pod uslovom da se pored njega nalazi ime Vaše organizacije i/ili logo.
•    da u elektronskim medijima koristite znak sertifikacije sa brojem registracije
•    da koristite izjavu na ambalaži proizvoda ( sve ono što može  da se ukloni od proizvoda a da se proizvod ne ošteti )  i pratećim dokumentima, koja sadrži znak i naziv Pancert-a., naziv standarda i vrstu sistema menadžmenta po kome je izvršena sertifikacija.


Kao klijent sertifikovan kod DOO PANCERT NOVI SAD, ne smete:

•    da koristite znak sertifikacije a da pored njega ne navedete broj sertifikata sistema menadžmenta, broj registracije i oznaku relevantnog standarda;
•    da koristite znak sertifikacije koji je toliko mali da se ne može pročitati tekst,
•    da stavljate znak sertifikacije na proizvode ili njihovu ambalažu,
•    da stavljate znak sertifikacije na izveštaje laboratorija za ispitivanje , etaloniranje ili kontrolisanje;
•    da koristite znak sertifikacije u promotivne ili reklamne svrhe za bilo koji deo organizacije koji nije obuhvaćen obimom sertifikacije sistema menadžmenta,
•    da koristite znak sertifikacije u vezi sa bilo kojom aktivnošću, uslugom ili proizvodom koja nije obuhvaćena obimom sertifikacije sistema menadžmenta,
•    da koristite znak sertifikacije na tipu proizvoda (artiklu) ili identifikacionoj kartici koji se smatraju delom proizvoda.


5.0    USLOVI ZA DODELJIVANJE , ODRŽAVANJE , PROŠIRENJE, REDUKOVANJE,  OBNAVLJANJE, SUSPENZIJU I POVLAČENJE SERTIFIKACIJE SISTEMA MENADŽMENTA

Dodeljivanje sertifikacije sistema menadžmenta se vrši nakon provere sistema menadžmenta kada:
•    su ispunjeni svi zahtevi za sertifikaciju sistema menadžmenta
•    se putem Izveštaja o proveri utvrdi da nema neusaglašenosti
•    se putem Izveštaja o proveri utvrdi da ima  neusaglašenosti koje se moraju  otkloniti u predviđenom roku (najviše 3 meseca)

Ukoliko je odluka o sertifikaciji sistema menadžmenta negativna, obaveštava se klijent koji u ovom slučaju mora da se izjasni: da li odustaje od sertifikacije sistema menadžmenta, nastavlja proces sertifikacije sistema menadžmenta (potrebno ponovna provera) ili će uložiti žalbu

Održavanje sertifikacije sistema menadžmenta klijenta se  zasniva na potvrdi da klijent nastavlja da ispunjava zahteve standarda sistema menadžmenta i to na osnovu pozitivnih zaključaka vođe tima Ukoliko klijent po izveštaju iz nadzorne aktivnosti ima  pozitivan nalaz to podrazumeva da ne menja status na Registru sertifikovanih klijenata.

•    Ukoliko je nalaz o stanju sistema menadžmenta klijenta okvalifikovan u izveštaju kao uslovno pozitivan, klijent mora da dostavi dokaze o otklanjanju  neusaglašenosti , a sertifikat i znak sertifikacije mogu dalje koristiti bez ograničenja, što se  objavljuje u sredstvima službenog informisanja.


Proširenje/redukovanje Sertifikovan klijent može podneti zahtev za proširenje obima sertifikacije sistema menadžmenta u bilo koje  vreme perioda važenja sertifikacije sistema menadžmenta, zbog promene organizacionog proizvodnog programa i sl. Proširenje sertifikacije sistema menadžmenta se uobičajeno sprovodi tokom prve naredne nadzorne provere u kojoj se vrši provera dela sistema menadžmenta  na koji se odnosi zahtev za proširenje sertifikacije sistema menadžmenta DOO PANCERT NOVI SAD , kao odgovor na podneti zahtev za proširenje obima već dodeljene sertifikacije preduzima preispitivanje podnetog zahteva i utvrđuje sve aktivnosti provere koje su neophodne za odlučivanje o tome da li da se proširenje dodeli ili ne.Ovo može da se izvodi uporedo sa nadzornom proverom
•    Pri proširenju sertifikacije sistema menadžmenta klijentu se izdaje novi sertifikat pod istim brojem i datumom važnosti sertifikata.

Obnavljanje sertifikacije (resertifikacija) vrši se ukoliko sertifikovani  klijent:

•    održava usaglašenost sa zahtevima sertifikacije sistema menadžmenta i poštuje program nadzornih provera,
•    ispunjava finansijske obaveze prema DOO PANCERT NOVI SAD
•   podnese prijavu za resertifikaciju u vremenskom roku koji omogućava da se provera i  otklanjanje evantulanih neusaglašenosti obavi pre isteka  važnosti sertifikacije 

Obustavljanje sertifikacije (resertifikacije) vrši se:

•   kada se u toku sertifikacije (resertifikacije) utvrde značajne neusaglašenosti


Suspenzija sertifikacije sistema menadžmenta se primenjuje u slučajevima kada prihvatljive okolnosti onemogućuju klijentu da ispuni sve kriterijume za održavanje sertifikata ali se normalizacija okolnosti može očekivati.
•    Period suspenzije sertifikata  ne može biti duži od 6 meseci.

Suspenzija upotrebe sertifikata i znaka sertifikacije vrši se u sledećim slučajevima:

•   kada klijentov sertifikovan sistem menadžmenta ima stalne ili ozbiljne teškoće da zadovolji zahteve sertifikacije, uključujući zahteve za efektivnost sistema menadžmenta
•   kada klijent nije dostavio korektivne mere u definisanom roku od mesec dana u nadzornoj proveri
•   kada se u toku nadzorne provere utvrde jedna ili više značajnih neusaglašenosti 
•   sertifikovani klijent ne dozvoljava da se nadzorne provere izvode sa traženom učestalošću
•   sertifikovani klijent dobrovoljno traži suspenziju
•   kada dođe do nekorektnog pozivanja na status sertifikacije ili dvosmislene upotrebe dokumenta sertifikacije, znakova ili Izveštaja provere

O suspendovanju sertifikacije sistema menadžmenta, direktor Pancert obaveštava klijenta dopisom u kom se obaveštava o obavezi zabrane korišćenja i vraćanja sertifikata i znaka sertifikacije u fizičkom obliku.

Ukoliko se u predviđenom roku otklone problemi zbog kojih je došlo do suspendovanja sertifikacije donosi se odluka o vraćanju sertifikacije. O vraćanju sertifikacije sistema menadžmenta, direktor Pancert obaveštava klijenta dopisom.

Povlačenje sertifikacije sistema menadžmenta vrši se kada se tokom nadzora ili kontrole korišćenja sertifikata i znaka sertifikacije kod klijenta utvrdi:
•    da u predviđenom roku (6 meseci) nakon suspenzije nije  sproveo  propisane korektivne mere
•    da je prestao proces proizvodnje ili je obim smanjen ispod 50 % u odnosu na vreme sertifikacije sistema menadžmenta,
•    da je sproveden stečajni postupak
•    pismeno iskazana želja da se to izvrši
•    druge okolnosti koje se mogu desiti kod klijenta

Ukoliko klijent uloži žalbu, suspenzija ili povlačenje sertifikacije sistema menadžmenta se sprovodi po okončanju žalbenog postupka.

Provere uz prethodnu kratku najavu

Sertifikaciono telo može da obavlja provere sertifikovanih klijenata uz kratku najavu u slučajevima kada:
1.   klijent obavesti sertifikaciono telo o pitanjima koja mogu da se odraze na sposobnost sistema menadžmenta da i dalje ispunjava zahteve standarda koji se koristi za sertifikaciju
To obuhvata promene koje se odnose na:
•    pravni, komercijalni, organizacioni status ili vlasništvo
•    organizaciju i rukovodstvo (npr. ključno osoblje u upravljanju, donošenju odluka ili tehničko osoblje)
•    kontakt adrese i sajtove
•    obim poslova u okviru sertifikovanog sistema menadžmenta
•    glavne promene sistema menadžmenta (prestruktuiranje kojim se sistem menadžmenta suštinski menja)
2.   sertifikaciono telo primi prigovor koji se odnosi na sertifikovanog klijenta
3.   treba izvršiti nastavak aktivnosti nad suspendovanim klijentom

 

Prenos sertifikata


Sertifikaciono telo Pancert može da izvrši prenos sertifikata od drugog sertifikacionog tela sprovodenjem sledecih aktivnosti:
- pregled dokumentacije –sertifikata potencijalnog klijenta u okviru posete klijentu
- izrada izveštaja o obavljenoj aktivnosti uz navodenje razloga prenosa sertifikata
- pribavljanje kopije izveštaja i sertifikata (kao dokaza validnosti) od strane sertifikacionog tela koje je izdalo sertifikat koji je predmet prenosa (ako nije moguce obaviti ovu komunikaciju izraduje se zapis o tome) i ta dokumentacija se obezbeduje od klijenta uz dokaze da sertifikat nije suspendovan ili pod pretnjom suspenzije
- izrada programa provere za preostali sertifikacioni ciklus
Transfer sertifikacije podrazumeva kontinuitet sertifikacionog ciklusa tj. nastavlja se provera u nadzornoj proveri u kojoj je preuzeta.
Ukoliko je klijent prekoracio vreme nadzorne provere koju je definisalo sertifikaciono telo od kojeg se preuzima sertifikat onda se klijent posmatra kao novi klijent.
U slucaju kada je sertifikacija odobrena od strane sertifikacionog tela cija je akreditacija istekla, suspendovana ili povucena sertifikaciono telo Pancert ce tražiti odobrenje od Akreditacionog tela Srbije da nastavi prenos sertifikata.
Ukoliko je sertifikacija potencijalnog klijenta pod suspenzijom ili pod pretnjom suspenzije prenos se ne može izvršiti.